UBL en XML-facturen in Exact Online: een praktische uitleg

Wat is UBL?

UBL staat voor Universal Business Language — een internationale standaard voor het uitwisselen van zakelijke documenten in XML-formaat. In de praktijk is UBL het formaat dat wordt gebruikt voor:

• Peppol-facturering (verplicht voor overheidslevanciers, uitbreidend naar B2B)
• E-facturering via DIGIPOORT (overheid)
• Elektronische inkooporders en pakbonnen

Een UBL-factuur ziet er voor de ontvanger hetzelfde uit als een gewone factuur, maar achter de schermen is het een XML-bestand dat door elk boekhoudpakket automatisch kan worden verwerkt.

Hoe UBL eruit ziet (vereenvoudigd)

2024-0042
2024-03-15


Uw Bedrijf BV
12345678



210.00


1210.00

De structuur is strikt gedefinieerd. Elk veld heeft een vaste betekenis en positie — dat is precies wat automatische verwerking mogelijk maakt.

UBL in Exact Online: waar komt u het tegen?

Bij Peppol-facturering

Wanneer u facturen via Peppol verstuurt (zie ons artikel over Peppol), zet Exact Online uw factuur automatisch om naar UBL 2.1-formaat. U hoeft zelf geen XML te schrijven.

Bij de export van verkoopfacturen

Via *Verkoop > Facturen > Exporteren* kunt u facturen exporteren als UBL XML. Handig als uw klant een ander boekhoudpakket gebruikt dat UBL kan importeren.

Bij de import van inkoopfacturen

Ontvangt u facturen van leveranciers als UBL XML? Via *Inkoop > Facturen > Importeren* leest Exact Online deze automatisch in. De boekingsregels worden automatisch aangemaakt.

Bij koppeling met andere systemen

Als u Exact Online koppelt aan een webshop, ERP of inkoopsysteem, is UBL vaak het uitwisselingsformaat voor orders en facturen.

Veelgestelde vragen

Moet ik XML kunnen lezen om met UBL te werken?

Nee. Exact Online verwerkt de XML-bestanden volledig automatisch. U ziet alleen de gewone factuurweergave.

Wat als een UBL-factuur fouten bevat?

Exact Online valideert UBL-bestanden bij import. Als een verplicht veld ontbreekt of een bedrag niet klopt, krijgt u een foutmelding met uitleg.

Is UBL hetzelfde als Peppol?

Nee. UBL is het documentformaat (de taal), Peppol is het netwerk (de infrastructuur waarmee documenten worden verstuurd). U kunt UBL-bestanden ook buiten Peppol uitwisselen, bijvoorbeeld via e-mail of FTP.

Welke versie van UBL gebruikt Exact Online?

Exact Online gebruikt UBL 2.1, de huidige Europese standaard (EN 16931). Dit is ook het formaat dat voor Peppol-facturering is vereist.

XML-tools in Exalerate

Exalerate biedt geavanceerde XML-tools waarmee u UBL-facturen kunt analyseren, valideren en omzetten. Ideaal als u veel facturen ontvangt of verstuurt in XML-formaat en daar automatisch inzichten uit wilt halen.

Heeft u een specifieke XML-vraag over uw Exact-implementatie? Stel hem aan onze AI of vraag advies aan een expert.