Peppol en e-facturering in Exact Online: alles wat u moet weten

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk voor de uitwisseling van elektronische zakelijke documenten, waaronder facturen. Via Peppol kunt u facturen direct van systeem naar systeem versturen — zonder e-mail, zonder PDF, zonder handmatige verwerking.

Nederland heeft besloten dat Peppol de standaard wordt voor B2B-facturering. Dat is geen verassing: België, Duitsland en Italië gingen al eerder over op vergelijkbare verplichtingen.

Wat verandert er voor u?

Tot voor kort was e-facturering via Peppol alleen verplicht voor leveranciers aan de overheid. Dat verandert. Voor B2B-transacties tussen Nederlandse bedrijven wordt het stapsgewijs verplicht, te beginnen met grote ondernemingen.

De kern van de verplichting:

• Facturen moeten in een gestructureerd digitaal formaat worden verstuurd (UBL of CII)
• Ze moeten via een erkend Peppol Access Point worden uitgewisseld
• Ontvangst van e-facturen moet ook mogelijk zijn

Exact Online en Peppol: zo werkt het

Exact Online ondersteunt Peppol-facturering native. U heeft geen extra software nodig. Wat u wel moet doen:

Stap 1: Activeer de Peppol-module

Ga in Exact Online naar *Instellingen > Facturering > Peppol*. Hier activeert u uw Peppol-ontvangstadres (uw KVK-nummer wordt automatisch gebruikt als Peppol-ID).

Stap 2: Controleer uw debiteuren

Niet elk bedrijf is al aangesloten op Peppol. Controleer via het Peppol-directoryregister of uw klanten al een Peppol-adres hebben. Exact Online doet dit deels automatisch bij het aanmaken van een factuur.

Stap 3: Stel de verzendmethode in

Per debiteur kunt u in Exact Online instellen of facturen via Peppol, e-mail of post worden verstuurd. Stel dit per klant in onder *Relaties > Debiteur > Factuurinstellingen*.

Stap 4: Test met een proeffactuur

Stuur een testfactuur naar uzelf of een bekende relatie via Peppol. Controleer of de ontvanger de factuur correct ontvangt in zijn systeem.

Veelgemaakte fouten bij de Peppol-implementatie

1. Verkeerd BTW-nummer format

In de UBL-factuur die via Peppol wordt verstuurd, moet het BTW-nummer in het juiste formaat staan (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers). Controleer dit in uw bedrijfsinstellingen.

2. Ontbrekende verplichte velden

UBL-facturen vereisen meer verplichte velden dan een gewone PDF-factuur. Denk aan: IBAN, betalingstermijn, omschrijving per factuurregel. Exact Online valideert dit grotendeels, maar controleer uw factuursjablonen.

3. Peppol-ID niet correct geregistreerd

Zorg dat uw Peppol-toegangspuntprovider (in het geval van Exact Online is dat Basware) uw registratie correct heeft verwerkt. Dit duurt soms 1-2 werkdagen.

Wat als uw klant nog geen Peppol heeft?

Geen probleem. Exact Online stuurt de factuur dan automatisch via de ingestelde alternatieve methode (e-mail). U hoeft hier niets handmatigs voor te doen — het systeem detecteert of een klant op Peppol is aangesloten.

Conclusie

De overgang naar Peppol is technisch niet ingewikkeld als u Exact Online gebruikt. De software doet het meeste werk. Waar het om gaat is: tijdig beginnen, uw debiteuren controleren en uw factuursjablonen op orde hebben.

Heeft u vragen over de Peppol-instellingen in uw specifieke Exact-omgeving? Via Exalerate kunt u direct een vraag stellen aan de AI of een expert raadplegen.