Prijsafspraken instellen en beheren via XML en de prijslijstmodule in Exact

In Exact kun je prijsafspraken op twee manieren instellen: via de prijslijstmodule in de interface, of via een directe XML-import of SQL-query. Het is belangrijk te begrijpen hoe deze twee methoden zich tot elkaar verhouden, omdat ze niet altijd dezelfde weergave opleveren.

Verschil tussen XML-import en de prijslijstmodule

Als prijsafspraken via XML of via een directe query in Exact worden ingevoerd, zijn ze wel actief en zichtbaar op het scherm bij Controles op het tabblad Systeem. Ze kunnen in dat geval echter niet worden onderhouden via de standaard prijslijstmodule in Exact. Dit is een bekend gedrag binnen Exact waarbij de oorsprong van de prijsafspraak bepaalt via welk scherm deze beheerd kan worden.

Prijsafspraken zijn klanspecifiek. Als een relatie wel prijsafspraken toont in het scherm terwijl andere klanten met vergelijkbare instellingen dit niet tonen, ligt het verschil vaak in de waarde van het veld AccountID in de onderliggende tabel. Als AccountID gevuld is, is de prijsafspraak specifiek voor die relatie. Als AccountID leeg is, geldt de afspraak generiek.

Benodigde velden voor XML-import van prijsafspraken

Bij het aanleveren van prijsafspraken via XML dienen minimaal de volgende velden te worden meegestuurd:

• •AccountID: het klantnummer waarvoor de afspraak geldt
• •ItemID of ItemCode: het artikel waarop de afspraak van toepassing is
• •Price: de afgesproken prijs
• •StartDate: de ingangsdatum van de prijsafspraak
• •EndDate (optioneel): de einddatum van de afspraak
• •Unit (optioneel): de eenheid waarop de prijs betrekking heeft

Controleer altijd na een XML-import of de prijsafspraak zichtbaar is via Controles op het tabblad Systeem. Als de afspraak daar verschijnt maar niet in de prijslijstmodule, is de import geslaagd maar werkt het beheer via de alternatieve route.

Query-analyse voor prijsafspraak zichtbaarheid

Als je wilt controleren waarom een prijsafspraak wel of niet zichtbaar is voor een specifieke relatie, kun je via SQL de staffl-tabel raadplegen. Het veld AccountID in deze tabel is bepalend: als dit gevuld is met een specifiek klantnummer, is de prijsafspraak alleen zichtbaar voor die klant. Is het veld leeg of NULL, dan geldt de afspraak voor alle relaties.

Praktisch advies

Wil je prijsafspraken centraal kunnen beheren via de prijslijstmodule, voer ze dan altijd in via die module en niet via XML of directe queries. Gebruik XML-import alleen voor bulkimport bij implementatie of migratie, en documenteer welke afspraken op deze manier zijn ingevoerd.